سامانه «گنجینه»؛ گامی برای حفظ حافظه سازمانی و مدیریت دانش املاک و موقوفات دانشگاه تهران

به گزارش روابط عمومی اداره‌کل املاک و موقوفات دانشگاه تهران، در راستای توسعه زیرساخت‌های اطلاعاتی و حرکت به سوی مدیریت دانش و حکمرانی داده‌محور در حوزه دارایی‌های غیرمنقول دانشگاه، سامانه «گنجینه املاک و موقوفات دانشگاه تهران» راه‌اندازی و در دسترس قرار گرفته است.
این سامانه به‌عنوان یک بستر داخلی و متمرکز، با هدف ایجاد مرجعی منسجم برای ثبت، نگهداری، طبقه‌بندی و بازیابی اطلاعات و مستندات مرتبط با املاک، مستغلات و موقوفات دانشگاه طراحی شده و مجموعه‌ای از دانش، سوابق، گزارش‌ها و دستاوردهای اداره‌کل املاک و موقوفات را در قالب یک «گنجینه سازمانی» گردآوری می‌کند.
یکی از مهم‌ترین اهداف راه‌اندازی این سامانه، حفظ و تقویت حافظه سازمانی و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات و دانش تخصصی در میان پرونده‌ها، واحدها و افراد است. سامانه گنجینه با ایجاد یک مرجع داخلی، امکان دسترسی مدیران، کارشناسان و واحدهای ذی‌ربط به سوابق و اطلاعات معتبر را تسهیل کرده و زمینه استفاده مؤثرتر از تجربیات و اقدامات گذشته را فراهم می‌کند.
در این سامانه، منابع و محتوای متنوعی از جمله معرفی املاک، مستغلات و موقوفات دانشگاه، گزارش‌های عملکرد و اهم اقدامات اداره‌کل، قوانین و مقررات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، صورت‌جلسات و مصوبات، گزارش‌های تخصصی و مطالعات کارشناسی، اسناد و سوابق تاریخی، اخبار و اطلاعیه‌ها، برنامه‌های راهبردی و عملیاتی و اطلاعات مربوط به پروژه‌ها و طرح‌های مهم حوزه املاک و موقوفات گردآوری و ساماندهی می‌شود.
راه‌اندازی سامانه گنجینه همچنین گامی در جهت مستندسازی سرمایه دانشی و تجربی اداره‌کل املاک و موقوفات محسوب می‌شود؛ به‌گونه‌ای که تصمیمات، اقدامات، تجربیات و دستاوردهای مهم، امکان ثبت و نگهداری ماندگار داشته باشند و در آینده نیز به‌عنوان منبعی قابل اتکا برای مدیران و کارشناسان مورد استفاده قرار گیرند.
از منظر مدیریت دانش، این سامانه با کاهش وابستگی اطلاعات به افراد و پرونده‌های پراکنده، امکان انتقال دانش میان مدیران و کارشناسان، دسترسی سریع‌تر به سوابق، بهره‌گیری از تجربیات گذشته و تداوم دانش سازمانی را تقویت می‌کند؛ موضوعی که در مدیریت دارایی‌های غیرمنقول و موقوفات، با توجه به تعدد اسناد، سوابق حقوقی، ثبتی، قراردادی و تاریخی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
سه ضلع زیرساخت اطلاعاتی املاک و موقوفات
سامانه «گنجینه» در افق توسعه زیرساخت‌های اطلاعاتی اداره‌کل، در کنار بانک جامع اطلاعات املاک و موقوفات و سامانه اطلاعات مکانی (GIS)، سه بخش مکمل از زیست‌بوم اطلاعاتی و دانشی حوزه دارایی‌های غیرمنقول دانشگاه تهران را تشکیل می‌دهد.
در این ساختار، بانک جامع اطلاعات، بر تجمیع و ساماندهی داده‌های ساختاریافته املاک و موقوفات تمرکز دارد؛ سامانه GIS، امکان نمایش، تحلیل و مدیریت اطلاعات مکانی و جغرافیایی دارایی‌ها را فراهم می‌کند و سامانه گنجینه نیز مأموریت مدیریت دانش، مستندسازی، حفظ سوابق و دسترسی به منابع و گزارش‌های تخصصی را دنبال می‌کند.
این سه زیرساخت در کنار یکدیگر، می‌توانند زمینه شکل‌گیری یک نظام یکپارچه اطلاعاتی را فراهم کنند که در آن داده، موقعیت مکانی و دانش سازمانی در خدمت تصمیم‌سازی و مدیریت دارایی‌های دانشگاه قرار می‌گیرد.
راه‌اندازی سامانه گنجینه را می‌توان یکی از اقدامات مهم اداره‌کل املاک و موقوفات دانشگاه تهران در مسیر گذار از مدیریت پراکنده اطلاعات به مدیریت منسجم، مستند و داده‌محور دانست؛ اقدامی که علاوه بر حفظ سوابق و تجربیات سازمانی، می‌تواند به ارتقای شفافیت، تسهیل دسترسی به اطلاعات، افزایش کیفیت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و کارشناسی و صیانت مؤثرتر از سرمایه‌های اطلاعاتی دانشگاه تهران کمک کند.
این سامانه در ادامه مسیر توسعه زیرساخت‌های هوشمند اداره‌کل، در کنار پروژه‌هایی همچون ایجاد بانک جامع اطلاعات املاک و موقوفات و طراحی و استقرار سامانه GIS، بخشی از رویکرد جدید دانشگاه تهران برای مدیریت هوشمند، یکپارچه و داده‌محور دارایی‌های غیرمنقول به شمار می‌رود.