ساختار سازمانی و شرح وظایف
با توجه به گسترۀ وظایف، پیچیدگی موضوعات مرتبط با حوزۀ املاک و موقوفات، طراحی ساختاری تخصصی، چابک و منسجم برای اداره‌کل املاک و موقوفات دانشگاه تهران در دستور کار قرار گرفت.
ساختار ابلاغی این اداره‌کل به‌گونه‌ای طراحی شده است که بتواند تمامی ابعاد مرتبط با مدیریت دارایی‌های غیرمنقول دانشگاه را پوشش داده و زمینه هماهنگی میان واحدهای مختلف دانشگاه را فراهم سازد.
در ساختار سازمانی ابلاغی، بخش‌های اصلی شامل موارد زیر است:
- مدیریت کل املاک و موقوفات؛
- معاونت املاک و موقوفات اداره‌کل؛
- کارشناس مسئول امور اداری و دفتری؛
- کارشناس مسئول املاک؛
- کارشناس مسئول موقوفات؛
- واحدهای کارشناسی.
همچنین به‌منظور ارتقای کیفیت تصمیم‌سازی و جلوگیری از ورود دیدگاه‌های غیرتخصصی در حوزۀ GIS و کاداستر، کارگروه تخصصی و مشورتی متشکل از نمایندگان حوزه‌های جغرافیا، فناوری اطلاعات، امور حقوقی، شهر دانش و اداره‌کل املاک و موقوفات تشکیل شده است.
این ساختار، علاوه بر پاسخگویی به نیازهای جاری دانشگاه، بستر لازم برای توسعۀ سامانه‌های هوشمند، استقرار کاداستر سه‌بعدی، داشبوردهای مدیریتی مکان‌محور و یکپارچه‌سازی داده‌های املاک و موقوفات را نیز فراهم می‌سازد.
شرح وظایف اداره کل املاک و موقوفات:
۱- مدیرکل املاک و موقوفات
شرح وظایف:
- هدایت، نظارت و ارزیابی کلیه امور مرتبط با املاک و موقوفات دانشگاه؛
- اجرای مصوبات کمیسیون تشخیص و بهره‌برداری املاک و هیأت رئیسه؛
- هماهنگی بین واحدهای دانشگاهی، شهر دانش، مرکز فناوری اطلاعات، ادارات کل حقوقی، مالی و طرح‌های عمرانی در حوزۀ املاک؛
- سیاست‌گذاری برای بهره‌برداری بهینه از املاک دانشگاه؛
- سیاست‌گذاری برای توسعه سامانه جامع املاک، کاداستر سه‌بعدی و مولدسازی املاک؛
- ارائه گزارش‌های دوره‌ای به معاونت اداری و مالی (معاونت برنامه‌ریزی و توسعه منابع) و هیأت رئیسه دانشگاه؛
- نظارت بر بهره‌برداری صحیح و صیانت کامل از کلیه املاک و موقوفات؛
۲- معاون ادارۀ کل املاک و موقوفات
شرح وظایف:
- برنامه‌ریزی اجرایی سه‌ساله و پایش تحقق اهداف؛
- برنامه‌ریزی، هدایت و پایش اجرای برنامه عملیاتی سه‌ساله (۱۴۰۴–۱۴۰۷)؛
- نظارت مستقیم بر عملکرد دو اداره املاک و موقوفات؛
- تدوین شاخص‌های عملکرد (KPI)، تحلیل داده‌ها، تهیه و ارائه گزارش‌های تحلیلی؛
- تضمین کیفیت و اجرای سامانه املاک؛
- راهبری پروژه‌های ساماندهی، شناسنامه‌دار کردن و بهره‌برداری از املاک؛
- نظارت بر هماهنگی بین ادارات و اجرای مصوبات کمیسیون‌ها؛
- جانشینی مدیرکل در غیاب ایشان.
۳- کارشناس مسئول املاک
شرح وظایف:
- برنامه‌ریزی، هدایت و نظارت بر امور املاک و تقسیم کار میان کارشناسان؛
- نظارت بر بهره‌برداری، نگهداری و ساماندهی املاک و پایش عملکرد بهره‌برداران و مستأجران؛
- برنامه‌ریزی و هماهنگی بازدیدهای میدانی و تهیه گزارش‌های مدیریتی و تحلیلی؛
- نظارت بر تکمیل بانک اطلاعات املاک و اجرای پروژه‌های مرتبط با GIS و کاداستر؛
- ارائه پیشنهادهای کارشناسی و تهیه گزارش برای مدیرکل و کمیسیون‌های تخصصی.
۱-۳- کارشناس سامانه‌سپاری املاک
شرح وظایف:
- ایجاد، تکمیل، تدقیق و به‌روزرسانی بانک جامع اطلاعات املاک و موقوفات؛
- مدیریت اطلاعات توصیفی و مکانی املاک در سامانه GIS و سایر سامانه‌های مرتبط؛
- تهیه، کنترل و بارگذاری نقشه‌ها، اسناد و داده‌های مکانی و همکاری در توسعه سامانه‌های هوشمند؛
- همکاری در ممیزی اطلاعات، تهیه گزارش‌های آماری و داشبوردهای مدیریتی؛
- تعامل با واحدهای دانشگاه و دستگاه‌های بیرونی برای دریافت، یکپارچه‌سازی و اعتبارسنجی داده‌ها.
۲-۳- کارشناسان املاک
شرح وظایف:
- انجام بازدیدهای میدانی، بررسی وضعیت املاک و تهیه گزارش‌های کارشناسی؛
- پیگیری امور بهره‌برداران، مستأجران و مسائل اجرایی مرتبط با املاک؛
- شناسایی مشکلات، آسیب‌ها و نیازهای تعمیر، نگهداری و ایمن‌سازی املاک؛
- همکاری در برداشت‌های میدانی، تهیه اطلاعات و تکمیل مستندات و نقشه‌های املاک؛
- همکاری در اجرای پروژه‌های ممیزی، کاداستر و سایر طرح‌های مرتبط با مدیریت املاک.
۴- کارشناس مسئول موقوفات
شرح وظایف:
- برنامه‌ریزی، هدایت و نظارت بر امور موقوفات و تقسیم کار میان کارشناسان؛
- نظارت بر اجرای نیات واقف، بهره‌برداری، قراردادها و درآمدهای موقوفات؛
- برنامه‌ریزی و پیگیری فرآیندهای احیاء، صیانت، ساماندهی و مولدسازی موقوفات در چارچوب قوانین؛
- هماهنگی با اداره کل امور حقوقی، اداره اوقاف و سایر مراجع ذی‌ربط؛
- تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه پیشنهادهای کارشناسی به مدیرکل و کمیسیون‌های تخصصی.
۱-۴- کارشناس سامانه‌سپاری موقوفات
شرح وظایف:
- ایجاد، تکمیل، تدقیق و به‌روزرسانی بانک جامع اطلاعات موقوفات؛
- ثبت و مدیریت اطلاعات ثبتی، حقوقی، قراردادی، مالی و مکانی موقوفات در سامانه‌های مربوط؛
- بارگذاری و مستندسازی اسناد، وقف‌نامه‌ها، قراردادها و سوابق موقوفات؛
- تهیه گزارش‌های آماری، تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی؛
- تعامل با واحدهای دانشگاه و سازمان اوقاف برای دریافت، اعتبارسنجی و یکپارچه‌سازی اطلاعات.
۲-۴- کارشناسان موقوفات
شرح وظایف:
- پیگیری امور اجرایی، قراردادها و بهره‌برداری از موقوفات؛
- انجام بازدیدهای میدانی و تهیه گزارش از وضعیت موقوفات؛
- بررسی انطباق نحوه بهره‌برداری با نیات واقف و ضوابط قانونی؛
- تعامل با مستأجران، متولیان، واحدهای بهره‌بردار و مراجع ذی‌ربط؛
- همکاری در اجرای برنامه‌های احیاء، صیانت، ساماندهی و مولدسازی موقوفات.
۵-۴- کارشناس مسئول امور اداری و دفتری
- برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری امور اداری، دبیرخانه‌ای و مکاتبات رسمی اداره‌کل؛
- تنظیم، ثبت، بایگانی و مدیریت اسناد، صورتجلسات، مصوبات و مکاتبات در سامانه‌های اداری؛
- هماهنگی جلسات، کمیسیون‌ها و کارگروه‌های تخصصی و پیگیری اجرای مصوبات تا حصول نتیجه؛
- پیگیری امور اداری، مالی، منابع انسانی، تدارکات و پشتیبانی مورد نیاز اداره‌کل با واحدهای ذی‌ربط؛
- تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت مکاتبات، مصوبات، پروژه‌ها و اقدامات در دست اجرا برای مدیرکل؛
- مدیریت تقویم برنامه‌های اداره‌کل، پاسخگویی به مراجعات و هماهنگی ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی؛
- همکاری در ساماندهی، آرشیو و دیجیتالی‌سازی اسناد و مستندات اداره‌کل و پشتیبانی از بانک‌های اطلاعاتی؛
- انجام سایر امور محوله از سوی مدیرکل در چارچوب وظایف سازمانی.
۶- کارگروه تخصصی و مشورتی
کارگروه تخصصی و مشورتی املاک و موقوفات دانشگاه با هدف بررسی، تحلیل و ارائه راهکارهای تخصصی در حوزۀ املاک و موقوفات و علی‌الخصوص سامانۀ اطلاعات مکانی (GIS) تشکیل می‌شود. این کارگروه نقش بازوی فکری، تحلیلی و مشورتی اداره کل را ایفا کرده و از ورود دیدگاه‌های غیرتخصصی و پراکنده در تصمیم‌سازی‌های کلان جلوگیری می‌کند.
۱-۶- ترکیب اعضای کارگروه:
۱. مدیرکل املاک و موقوفات دانشگاه تهران (دبیر کارگروه)
۲. دکتر محمدرضا جلوخانی نیارکی، رئیس دانشکده جغرافیا دانشگاه تهران (عضو حقیقی کارگروه)
۳. رئیس مرکز فناوری اطلاعات دانشگاه تهران (عضو کارگروه)
۴. معاون املاک اداره کل امور حقوقی (عضو کارگروه)
۵. معاون اداره کل پشتیبانی (عضو کارگروه)
۶. معاون اجرایی سازمان توسعه و سرمایه‌گذاری (عضو گروه)
۷. معاون اداره کل املاک و موقوفات (عضو کارگروه)
۲-۶- جایگاه و اختیارات کارگروه:
- کارگروه نقش مشورتی و تخصصی دارد و مصوبات آن پس از تأیید، مبنای مشورتی و پیشنهادی برای کمیسیون املاک دانشگاه قرار می‌گیرد؛
- بررسی‌های کارگروه متمرکز، تخصصی و مسئله‌محور بوده و از طرح موضوعات غیرمرتبط یا فاقد پشتوانه کارشناسی پرهیز می‌شود؛
- کارگروه می‌تواند حسب نیاز از خبرگان مدعو (بدون حق رأی) استفاده نماید.
۳-۶- شرح وظایف کلی کارگروه
- تبیین چارچوب فنی و اجرایی سامانۀ GIS املاک دانشگاه و بررسی و انتخاب آن؛
- تعیین دقیق نیازهای اطلاعاتی و گزارش‌های مدیریتی مورد انتظار؛
- تعریف لایه‌ها، Queryها، تحلیل‌ها و ساختار داده‌ای مورد نیاز؛
- نظارت تخصصی بر پروژه‌های نقشه‌برداری، ممیزی اراضی و کاداستر سه‌بعدی؛
- بررسی یکپارچگی سامانۀ املاک با سامانه‌های دیگر دانشگاه، از جمله سامانۀ مالی و ...؛
- تعریف چارچوب طراحی داشبورد مدیریتی مکان‌محور؛
دبیرخانۀ کارگروه در اداره کل املاک و موقوفات دانشگاه مستقر بوده و مسئول تنظیم دستور جلسات، مصوبات، پیگیری اجرای تصمیمات و تهیه گزارش‌های دوره‌ای خواهد بود.